การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในองค์กร

การประยุกต์ใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศในองค์กร

ICT In Organization

          ICT (Information Communication Technology) หมายถึง การติดต่อสื่อสารที่เกี่ยวกับข้อมูลข่าวสารโดยใช้เทคโนโลยี

          I (Information) หมายถึง ข้อมูล ข่าวสาร ความรู้ต่างๆ ที่บันทึกเป็นระบบเพื่อนำมาใช้งาน

          C (Communication) หมายถึง การติดต่อสื่อสาร

          T (Technology) หมายถึง คอมพิวเตอร์และโทรคมนาคม

          ความหมายโดยรวม ของ ICT  ก็คือ  เทคโนโลยีที่ใช้จัดการสารสนเทศ การสื่อสาร เป็นเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องตั้งแต่การรวบรวมการจัดเก็บข้อมูล การประมวลผล การพิมพ์ การสร้างงาน การสื่อสารข้อมูล ฯลฯ ซึ่งรวมไปถึงการให้บริการ การใช้ และการดูแลข้อมูล

          โดยความเป็นจริงแล้ว ครูเราใช้ ICT จัดการเรียนการสอนมานานแล้ว เพียงแต่ยังใช้รูปแบบเดิม ซึ่งหากมีการพัฒนาโดยใช้เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องตั้งแต่การรวบรวมการจัดเก็บข้อมูล การประมวลผล การพิมพ์ การสร้างงาน การสื่อสารข้อมูล ฯลฯ ซึ่งรวมไปถึงการให้บริการ การใช้ และการดูแลข้อมูล จะทำให้การจัดการเรียนการสอนมีประสิทธิภาพมากขึ้น นักเรียนสามารถค้นคว้าหาความรู้จากแหล่งความรู้ที่หลากหลายมากยิ่งขึ้น

ความจำเป็นที่ต้องมีการนำ เทคโนโลยีสารสนเทศมา ใช้ในธุรกิจ  

               องค์กรธุรกิจในปัจจุบันและอนาคตมีการเปลี่ยนแปลงไปในทิศทางที่ต่างจากองค์กรธุรกิจแบบเดิม  เหตุผลต่างๆที่จำเป็นต้องนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในธุรกิจ

             1. โลกเกิดการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในเทคโนโลยีการสื่อสารข้อมูลและเครือข่ายคอมพิวเตอร์องค์กรต่างๆทั้ง     องค์กรธุรกิจ และ องค์กรที่ไม่ใช่ธุรกิจ

             2. องค์กรธุรกิจในอนาคตมีการแข่งขันสูง     

             3. องค์กรต้องมีการปรับตัวและออกแบบองค์กรใหม่

             4. องค์กรสมัยใหม่ต้องติดตามการเปลี่ยนแปลงของโลก และแสวงหาโอกาสทางการตลาด 

             5.  องค์กรจำเป็นต้องใช้ IT เพื่อช่วยเสริมกลยุทธ์ในการแข่งขันทั้งในระดับประเทศ 

             6. องค์กรต้องประสานงาน  แลกเปลี่ยนข้อมูลที่จำเป็น   ทั้งระหว่างผู้ร่วมงาน   ระดับชั้นงาน   ระหว่างสาขา (OIS)  ระหว่างองค์กร (I-OIS)  เช่น  การส่งข้อมูลยอดขายประจำวันถึงหัวหน้างาน   

         

 บทบาทของเทคโนโลยีสารสนเทศในธุรกิจ

      จากความจำเป็นดังกล่าวส่งผลให้ธุรกิจมีศักยภาพที่ดีขึ้นเพราะเทคโนโลยีสารสนเทศ   เข้ามาช่วยเหลือ  สนับสนุนธุรกิจในด้านต่างๆ เช่น

         1. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการผลิต  เช่น    ลดต้นทุนการบริหารจัดการ  ช่วยลดบุคลากรหรือใช้  บุคลากรในองค์กรได้เต็มศักยภาพมากขึ้น     

        2. ช่วยเพิ่มคุณภาพผลิตภัณฑ์และตอบสนองความต้องการลูกค้าได้ดีขึ้น

        3. ช่วยสร้างสรรค์และพัฒนากลยุทธ์ในการบริหารจัดการให้ได้เปรียบในการแข่งขันมากขึ้น

        4. ช่วยให้องค์บรรลุผลสำเร็จในการจัดการเชิงกลยุทธ์ตามแผนที่วางไว้

        5. ช่วยให้เกิดการปรับโครงสร้างองค์กรหรือปรับรื้อองค์กรในทิศทางที่ดีได้

        6. ช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้เร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น     

การจัดการเกี่ยวกับธุรกิจอาชีพด้วยระบบ ICT

          

                ในการประกอบอาชีพธุรกิจทุกประเภท ผู้ประกอบการควรมีความรู้ในด้านการจัดการภายในและสภาพแวดล้อมภายนอกกิจการ สิ่งที่สำคัญจะต้องจัดการประสานระหว่างแรงงาน (คน) วัตถุดิบ เทคโนโลยี และเงินทุนให้ได้สัดส่วนที่  เพื่อให้ การประกอบอาชีพธุรกิจดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพตามจุดมุ่งหมายของกิจการ ผู้ประกอบการควรนำหลักการมาใช้ในการประกอบอาชีพธุรกิจ ดังนี้

       1. กำหนดเป้าหมายของธุรกิจ  เป้าหมายของธุรกิจจะช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปในทิศทางธุรกิจที่ถูกต้อง

       2. กำหนดนโยบายของธุรกิจ  จะเป็นแนวทางธุรกิจดำเนินไปได้บรรลุเป้าหมาย 

       3. การวางแผนเป็นวิธีการดำเนินงาน  ซึ่งจะต้องสอดคล้องกับนโยบายที่จะนำไปสู่เป้าหมายของธุรกิจ  เป็นต้น

ตัวอย่างการประยุกต์ใช้ระบบสารสนเทศภายในองค์กร

บริษัทเอไอเอ จำกัด 

เอไอเอเป็นบริษัทประกันชีวิตแห่งแรกที่นำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่ทันสมัยมาใช้ ในการให้บริการแก่ลูกค้าเช่น การสร้างระบบฐานข้อมูลลูกค้าในการดำเนินงานด้านประกันภัย การนำระบบ Imaging & Workflow ที่ช่วยให้งานเอกสารและข้อมูลต่างๆเป็นไปอย่างถูกต้องและรวดเร็วมาสนับสนุน การดำเนินงานในด้านสินไหมทดแทน ( Claims) ให้มีประสิทธิภาพและรวดเร็ว 

พร้อมทั้งสร้างระบบการให้บริการคุณภาพที่ครอบคลุมในทุกๆด้านจากจุดบริการเพียงจุดเดียว นอกจากนี้เอไอเอยังเป็นบริษัทประกันชีวิตแรกที่เปิดบริการให้ข่าวสารผ่าน ระบบอินเตอร์เน็ต http://www.aia.co.th เพื่อเพิ่มความสะดวกให้แก่ผู้ที่สนใจต้องการทราบข้อมูลและรายละเอียดที่เกี่ยวกับ บริษัท อาทิ ประวัติของเอไอเอ ธุรกิจและการให้บริการรวมถึงกิจกรรมเพื่อสังคมเป็นต้น 

ระบบผลิตใบเสนอขาย ( Sales Illustration System - SIS) เป็นอีกหนึ่งระบบเทคโนโลยีทันสมัยที่เอไอเอนำมาใช้เพื่อให้ตัวแทนได้ผลิตใบเสนอ ขายทำแบบประกันชีวิตและประกันอุบัติเหตุได้อย่างรวดเร็ว โดยส่งผ่านข้อมูลใบคำขอเอาประกัน ( Electronic Application System - EAS) ซึ่ง เป็นระบบที่ช่วยตรวจสอบข้อมูลใบคำขอเอาประกันให้เป็นไปตามหลักการพิจารณาเบื้องต้น พร้อมกันนี้ บริษัทได้นำระบบบริการข้อมูลหน่วย (Agency Management System - AMS) เข้ามาใช้ในการจัดระเบียบข้อมูลลูกค้าและตัวแทนประกันชีวิตในหน่วยตัวแทน ต่างๆให้เป็นระเบียบและง่ายต่อการค้นหาข้อมูล

ระบบสารสนเทศ ที่ใช้ในสำนักงาน AIA

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ  ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ คือ ระบบที่เกี่ยวข้องกับผู้บริหารที่ต้องการ การ ประมวลผลของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ให้ประโยชน์มากกว่าการช่วยงานแบบต่อวัน MIS จึงมี ความสามารถในการคำนวณเปรียบเทียบข้อมูล ซึ่งมีความหมายต่อการจัดการและบริหารงานเป็น อย่างมาก นอกจากนั้นระบบนี้ยังสามารถสร้างสารสนเทศที่ถูกต้องทันสมัย การทำงานของระบบประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บ ข้อมูลของลูกค้า

1.ระบบการจัดการเอกสาร ระบบการจัดเอกสาร ประกอบด้วย

(1) ระบบการประมวลคำ ใช้สำหรับช่วยใน การพิมพ์เอกสารต่าง ๆ ได้เร็วขึ้น เช่น ไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft word) เป็นต้น

(2) การจัดพิมพ์ตั้งโต๊ะ โดยเป็นการผสมระหว่างซอฟต์แวร์ทางด้านเวิร์ด มีความสลับซับซ้อนกับโปรแกรมด้านกราฟิก สามารถใช่แบบตัวอักษร (Font) ได้ หลายภาพ หลายแบบ การใช้สี ภาพที่ได้จากการสแกนเนอร์รวมทั้งการใช้เครื่องพิมพ์เลเซอร์ความละเอียดสูง

(3) การทำสำเนาเอกสาร เป็นกระบวนการทำสำเนาเอกสารต่าง ๆ การทำสำเนา รายงานจดหมาย และเอกสารอื่น ๆ เพื่อที่จะสามารถแจกจ่ายเอกสารให้กับผู้เกี่ยวข้อได้รวดเร็ว

(4)หน่วยเก็บข้อมูลถาวร การจัดเก็บเอกสารในสมัยก่อนจะอยู่ในรูปกระดาษเมื่อนานเข้าจำนวนเอกสารก็เพิ่มการค้นหาเอกสารทำให้ยากและการรักษาก็ใช้พื้นที่มาก ในปัจจุบันเอกสารต่างๆได้ถูกเก็บบันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์โดยเฉพาะ หน่วยเก็บข้อมูลสำรอง 

2. ระบบการจัดการข่าวสารไปรษณีย์อิเล็กทรอนิคส์ (Electronic mail (E-mail) 

 เป็นวิธีหนึ่งที่จะทำให้บุคคลสามารถ ติดต่อข่าวสารไปยังบุคคลอื่น โดยอาศัยเครื่องคอมพิวเตอร์ โมเด็ม และสื่อในการติดต่อ เช่น สายโทรศัพท์ ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์จะเก็บข่าวสารข้อมูลชองสมาขิก ไว้ที่ศูนย์กลาง เมื่อสมาชิก เข้ามาใช้บริการจะส่งข่าวสารที่รอ ค้างไว้ส่งออกไป การส่งออกโดยวิธีนี้ไม่ขึ้นอยู่กับเวลาและ สถานที่ เป็นการลดข้อจำกัดในการติดต่อ ไม่เหมือนกับการใช้โทรศัพท์ซึ่งจำเป็นต้องมีการ ติดต่อสื่อสารทั้ง 2 ด้านพร้อมกันจึงไม่สะดวก การใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ซึ่งเป็นที่นิยมใช้ใน สำนักงาน ระบบ E-mail มีทั้งแบบสาธารณะ และแบบ ส่วนตัว บริการแบบสาธารณะ

กระบวนการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์

                          ในปัจจุบันระบบเทคโนโลยีสารสนเทศมีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจ และชีวิตประจำวันเป็นอย่างมาก  องค์การที่เจริญเติบโตในอนาคตต้องสามารถประยุกต์เทคโนโลยีเข้าไปในโครงสร้างการบริหารงานและการติดต่อสื่อสารแต่การประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศในองค์การจะส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานและบุคลากร มากกว่าการเพิ่มประสิทธิภาพหรือการลดขั้นตอนในการทำงานควรเข้าใจและตระหนักถึงความจำเป็น  ความคุ้มค่า  และประโยชน์สูงสุด  ต้องมองให้ละเอียดถี่ถ้วนด้วยว่าเทคโนโลยีสารสนเทศแต่ละประเภทมีศักยภาพหรือสารมารถทำอะไรได้บ้าง  แล้วจึงนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศที่เหมาะสมมาช่วยให้องค์กรสามารถทำงานในลักษณะใหม่  หรือนำมาใช้เพื่อช่วยแก้ไขปัญหาที่ประสบอยู่  จึงจะเกิดผลดีต่อการปรับปรุงภายในองค์กรอย่างแท้จริง 

การอ้างอิง

http://vclass.mgt.psu.ac.th/~465-302/2007-1/Assignment-02/BPA_30_21/images/ict_society_policy-1.jpg

http://www.helgem.com.tw/PSM/www.psm-sensors.co.uk/images/ictcol.jpg

http://moonimz.multiply.com/journal/item/5/5

http://www.learners.in.th/blogs/posts/523799

http://www.thainewsland.com/images/th/345718.jpg

http://www.aia.co.th/th/